Quy trình 5S là gì?
5S là 5 chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật là: SERI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSKE và cũng là 5 chữ cái đầu của các từ trong tiếng Anh: SORT, SET IN ORDER, STANDARDIZE, SUSTAINT và SELF-DISCIPLINE.
Các từ nguyên bản của 5S khi dịch sang tiếng việc cũng có 5 chữ S đó là: SÀNG LỌC, SẮP XẾP, SẠCH SẼ, SĂN SÓC, SẴN SÀNG.
Giải thích cụ thể đối với mỗi chữ S:
- SERI: là công tác xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết ở nơi làm việc, được tiến hành theo tần suất định kỳ. Ở S1 này chỉ những đồ vật, sản phẩm,.... cần thiết mới được để lại nơi làm việc.
- SEITON: là công tác sắp xếp, bố trí các vật dụng làm việc, các sản phẩm, hàng hóa, nguyên liệu,..... vào những vị trí hợp lý, cần được tuân thủ triệt để theo nguyên tắc chung: tất cả các vật dụng cần thiết đều có vị trí quy định riêng kèm theo những dấu hiệu nhận biết rõ ràng.
- SEISO: cũng là một công tác được tiến hành định kỳ nhằm mục đích giữ gìn vệ sinh cho máy móc, thiết bị, dụng cụ, nơi làm việc,.... để bảo vệ môi trường mỹ quan nơi làm việc.
- SEIKETSU: là công tác duy trì định kỳ và chuẩn hóa cho 3S đầu tiên để chúng trở nên có hệ thống. Vì thế S4 chính là quá trình rèn rũa và phát triển về ý thức tuân thủ của cán bộ công nhân viên.
- SHITSUKE: là công tác tạo ra các thói quen về tính tự giác tuân thủ nghiêm ngặt đối với các quy định tại nơi làm việc. S5 thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với quy trình 5S.
Vì sao hiện nay nhiều doanh nghiệp lại lựa chọn quy trình 5S?
Lý do mà quy trình 5S hiện đang được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam đó là:
- Việc thực hành 5S sẽ cần đến sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức, trong công ty hoặc doanh nghiệp.
- 5S là một phương pháp hiệu quả trong việc huy động con người cũng như cải tiến môi trường làm việc nhằm nâng cao năng suất.
- Các nguyên tắc thực hiện của quy trình 5S hết sức đơn giản, không yêu cầu phương pháp phức tạp cũng không có các thuật ngữ đặc biệt.
- Giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất.
- Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ.
- Tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy rõ kết quả.
- Nâng cao ý thức kỷ luật của người lao động.
- Tăng cường việc phát huy các sáng kiến, ý tưởng.
- Chỗ làm việc an toàn và thuận tiện hơn.
- Xây dựng được hình ảnh tốt về tổ chức, doanh nghiệp, từ đó đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn...
Các bước thực hiện quy trình 5S hiệu quả
Bước 1: Lập ra một kế hoạch hành động
Trước tiên, nhà quản lý cần xây dựng các kế hoạch, lộ trình cụ thể, tất cả người lao động trong tổ chức, công ty từ cán bộ quản lý cấp cao cho tới nhân viên đều phải làm việc trên tinh thần 5S, nắm vững được những nội dung của 5S để áp dụng quy trình này vào công việc hàng ngày.
Bước 2: Đào tạo, chỉ dẫn cho những người có liên quan:
Ở bước này, nhà quản lý cần:
- Thông báo ý nghĩa của quy trình 5S cho những người có liên quan trong doanh nghiệp, tổ chức của mình;
- Đặt ra kết quả kỳ vọng và mong muốn đối với quy trình 5S;
- Đảm bảo kết quả bởi những người có liên quan; nhấn mạnh quy tắc giải quyết nguyên nhân cốt lõi của vấn đề mà không phải chỉ biết đổ lỗi, chỉ tay năm ngón.
Bước 3: Lựa chọn, đánh giá và lập hồ sơ khu vực bắt đầu:
Trước tiên cần chọn ra một khu vực riêng biệt để triển khai các phương pháp, công cụ, kỹ thuật cho quy trình 5S.
Sử dụng toàn bộ tài liệu của khu vực riêng biệt này làm ví dụ thực tiễn cho tất cả.
Tôn trọng những khu vực cá nhân và tiến hành đánh giá quy trình 5S ở mức cơ sở.
Cuối cùng lập ra các mục tiêu về 5S của đội.
Bước 4: Tiến hành triển khai thực hiện quy trình 5S lần lượt là: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng
Bước 5: Luôn luôn cải tiến 5S không ngừng
Cách thức để cải tiến 5S đó là: đo lường, xây dựng và phân tích điểm chuẩn đối với các kết quả tích cực; tìm kiếm, tham khảo những công ty có cùng quy mô đã áp dụng hiệu quả quy trình 5S.
Bước 6: Khiến quy trình 5S trở thành thói quen và được áp dụng cho nhiều khu vực khác
Ở bước này cần:
- Đánh dấu thành công và tiếp tục thực hiện;
- So sánh giữa kết quả thực tế với kết quả kỳ vọng;
- Đảm bảo kế thừa các quá trình, thủ tục 5S.
Xem thêm:
Với những thông tin chia sẻ ở trên chắc hẳn bạn đã hiểu rõ hơn về quy trình 5S cũng như lý do mà quy trình này hiện đang được nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam áp dụng rồi phải không nào.
Kết cấu thép Vsteel
